¿Auténtica o apostilla? Diferencias, costos y cómo hacer estos trámites tras los recientes cambios en El Salvador

Los salvadoreños que necesiten presentar documentos públicos en el extranjero deberán adaptarse a un nuevo procedimiento de la Ley del Registro del Estado Familiar, que trasladó al Registro Nacional de las Personas Naturales (RNPN) la emisión de auténticas para partidas destinadas a uso internacional.

La medida también elevó el costo del trámite, que anteriormente era realizado por las alcaldías por tarifas que oscilaban entre los $3 y $5, dependiendo de la zona, y ahora tiene un valor de $20 por documento.

El cambio ha generado dudas entre la población sobre la diferencia entre una partida certificada, una auténtica y una apostilla, así como el proceso que debe seguirse para que un documento tenga validez fuera del país.

¿Qué cambió?

Hasta hace unas semanas, una persona que necesitaba una partida para utilizarla en el extranjero acudía a la alcaldía correspondiente.

La municipalidad emitía la partida certificada y agregaba una hoja adicional en la que un funcionario superior al registrador del Estado Familiar —como el alcalde o el síndico municipal, según el caso— certificaba que la firma del registrador era auténtica.

Con ese documento, el ciudadano acudía al Ministerio de Relaciones Exteriores para solicitar la apostilla o continuar el proceso de legalización, dependiendo del país donde presentaría la partida.

Ahora ese procedimiento cambió. Las alcaldías continúan emitiendo las partidas certificadas para trámites nacionales, pero dejaron de emitir las partidas autenticadas, función que pasó de forma exclusiva al RNPN.

¿Qué es una partida certificada?

Es el documento oficial expedido por el Registro del Estado Familiar y continúa utilizándose para la mayoría de trámites dentro de El Salvador.

¿Qué es una partida autenticada?

Es una partida certificada que incorpora una validación adicional de la firma del funcionario que la emitió y que generalmente se exige para trámites en el extranjero.

El RNPN informó que la autenticación aplica para: partidas de nacimiento, partidas de matrimonio y partidas de defunción.

El único requisito es presentar la partida emitida previamente por la alcaldía o por el propio RNPN. El trámite puede realizarse en la Oficina Central del RNPN y en los DUI Centros de Santa Ana, Ahuachapán, Sonsonate, San Vicente, Zacatecoluca, San Miguel, Usulután y San Francisco Gotera.

¿Por qué se centralizó el trámite?

La abogada y notaria Bessy Alegría explicó que el objetivo de la reforma es concentrar en el RNPN la información relacionada con el estado familiar de los salvadoreños.

"El Estado lo que buscan es que todo lo que sea de partidas de nacimiento y DUI sea a través del RNPN, o sea, centralizar toda esa información", indicó.

La profesional considera que el modelo puede facilitar la administración de los registros, aunque advierte que también representa desafíos para la atención al público por la distancia y la inmediatez.

También señaló que desde el 2020 comenzó la digitalización de partidas mediante la plataforma Simple.sv, desde donde pueden solicitarse documentos en línea.

Sin embargo, advirtió que algunas partidas antiguas, especialmente las elaboradas de forma manuscrita, presentan problemas de legibilidad al haber sido escaneadas.

¿Qué es una apostilla?

Por su parte, la apostilla es un certificado internacional que valida la autenticidad de la firma y la calidad con la que actúa el funcionario que expidió un documento público.

Fue creada mediante el Convenio de La Haya de 1961 para simplificar la legalización de documentos entre los países miembros. En El Salvador, el Ministerio de Relaciones Exteriores es la única autoridad facultada para emitir apostillas y el trámite es gratuito.

Pueden apostillarse partidas del estado familiar, documentos administrativos, educativos, emitidos por la Policía Nacional Civil, así como escrituras públicas y actas notariales.

No aplica para documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares ni para documentos relacionados directamente con operaciones comerciales o aduaneras.

¿Cómo saber si el documento necesita una apostilla?

La respuesta depende del país donde será presentado el documento. Si será utilizado en un país miembro del Convenio de La Haya (ver listado acá),deberá obtener una apostilla. Una vez apostillado, el documento ya no requiere otra legalización ante el consulado del país de destino.

El Ministerio de Relaciones Exteriores explica que, cuando un documento es emitido en un país que no pertenece al Convenio de La Haya y surtirá efectos en El Salvador, deberá obtener la auténtica en las representaciones diplomáticas o consulares salvadoreñas acreditadas en ese país.

De esta manera, quienes necesiten presentar una partida salvadoreña en el extranjero deberán obtener primero la partida certificada, solicitar su autenticación ante el RNPN y, posteriormente, verificar si el país de destino exige una apostilla o un proceso de legalización.